Στο Κτηματολογικό Γραφείο τηρούνται:
- Το κτηματολογικό βιβλίο, το οποίο αποτελείται από τα κτηματολογικά φύλλα (έντυπα ή ηλεκτρονικά), στα οποία καταχωρίζονται όλες κτηματολογικές εγγραφές, αρχικές και μεταγενέστερες. Σε κάθε ακίνητο αντιστοιχεί ένα κτηματολογικό φύλλο, το οποίο αναγράφει τον Κωδικό Αριθμό Εθνικού Κτηματολογίου του ακινήτου (ΚΑΕΚ) και περιέχει τη νομική του κατάσταση (υφιστάμενα εμπράγματα και εν γένει εγγραπτέα δικαιώματα π.χ. κυριότητα, δουλείες, εμπράγματες ασφάλειες κλπ., δικαιούχους και εγγραπτέες πράξεις).
- Το ημερολόγιο, στο οποίο καταχωρίζονται κατά τη χρονική σειρά υποβολής τους όλες οι αιτήσεις που υποβάλλονται στο Κτηματολογικό Γραφείο για την καταχώριση των εγγραπτέων πράξεων.
- Το αλφαβητικό ευρετήριο, που περιλαμβάνει όλους τους δικαιούχους του κτηματολογικού βιβλίου.
- Τα κτηματολογικά διαγράμματα, στα οποία αποτυπώνονται όλα τα ακίνητα με τον Κωδικό Αριθμό Εθνικού Κτηματολογίου (ΚΑΕΚ).
- Το αρχείο τίτλων, διαγραμμάτων και λοιπών δικαιολογητικών, που υποβάλλονται με τις αιτήσεις εγγραφής πράξεων στο κτηματολογικό βιβλίο.
- Το αρχείο κτηματογράφησης, που περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα που συλλέχθηκαν κατά την κτηματογράφηση.
- Οι κτηματολογικοί πίνακες, αρχεία καταγραφής προσωρινών εμπραγμάτων δικαιωμάτων για τα ακίνητα που περιλαμβάνονται στα κτηματολογικά διαγράμματα. Το περιεχόμενο των τελικών αναμορφωμένων κτηματολογικών πινάκων αποτελεί και περιεχόμενο των πρώτων εγγραφών, που έχουν καταχωριστεί στα φύλλα του κτηματολογικού βιβλίου. Με βάση τα στοιχεία που τηρούνται, η διαχείριση της πληροφορίας του Κτηματολογίου γίνεται πλέον κτηματοκεντρικά, δηλαδή με βάση τα ακίνητα και όχι με βάση τους δικαιούχους των δικαιωμάτων, όπως γινόταν μέχρι σήμερα. Με τον τρόπο αυτό απλοποιείται η διαδικασία έρευνας των δικαιωμάτων επί των ακινήτων, αφού μπορεί να γίνεται είτε με τον ΚΑΕΚ του ακινήτου είτε με την ταχυδρομική διεύθυνση του ακινήτου, πέραν της έρευνας μέσω των στοιχείων των προσώπων.
Όλη η νομική πληροφορία που αφορά ένα ακίνητο αποτυπώνεται σε ένα και μόνο κτηματολογικό φύλλο, το οποίο περιέχει όλες τις πληροφορίες που είχαν τα παλιά κι δύσχρηστα βιβλία των Υποθηκοφυλακείων. Όλο το σύστημα λειτουργίας των Κτηματολογικών Γραφείων είναι μηχανογραφημένο ώστε να παρέχει τη δυνατότητα απλοποίησης των συναλλαγών και άμεσης έκδοσης των χορηγούμενων βεβαιώσεων και πιστοποιητικών.
Τηρείται για πρώτη φορά ενιαίο κτηματολογικό διάγραμμα σε επίπεδο χώρας που παρέχει τεχνική (χωρική) πληροφορία για τα ακίνητα, δηλ. θέση, όρια, εμβαδόν και μοναδικό κωδικό αριθμό (ΚΑΕΚ) για κάθε ακίνητο.
Τα χορηγούμενα Κτηματολογικά Φύλλα αποτυπώνουν όλη τη νομική πληροφορία που αντιστοιχεί σε περισσότερα παλαιότερα εκδιδόμενα πιστοποιητικά, με αποτέλεσμα να μειώνεται το κόστος για τον πολίτη π.χ. το Κτηματολογικό Φύλλο του ακινήτου περιέχει τη νομική πληροφορία που αντιστοιχεί στα εκδιδόμενα από το Υποθηκοφυλακείο πιστοποιητικά: ιδιοκτησίας, βαρών, διεκδικήσεων, τροπής προσημείωσης σε υποθήκη, διαγραφής εγγεγραμμένης αγωγής, εξάλειψης υποθήκης ή προσημείωσης και άρσης κατάσχεσης.
Το Κτηματολόγιο κατοχυρώνει και προστατεύει τα εμπράγματα δικαιώματα επί των ακινήτων διότι προϋπόθεση καταχώρησης κάθε είδους μεταβίβασης είναι όχι μόνο τυπικός έλεγχος πληρότητας δικαιολογητικών αλλά και νομικός.