Η διαδικασία της ενημέρωσης των κτηματολογικών εγγραφών περιλαμβάνει τα εξής τέσσερα (4) στάδια:

1. Υποβολή αίτησης για καταχώριση εγγραπτέας πράξης από τον πολίτη – παραλαβή από το Κτηματολογικό Γραφείο.
2. Έλεγχος νομιμότητας – απόφαση του Προϊσταμένου για την καταχώριση ή μη της εγγραπτέας πράξης.
3. Καταχώριση εγγραπτέας πράξης.
4. Έκδοση Κτηματολογικού Φύλλου (ΚΦ) αρχείου και αντικατάσταση των παλιών στο Κτηματολογικό Βιβλίο (ΚΒ). Ενημέρωση αλφαβητικού ευρετηρίου δικαιούχων και αρχειοθέτηση πράξης και συνυποβαλλόμενων εγγράφων.

Υποβολή αίτησης για την καταχώρηση εγγραπτέας πράξης

Για την καταχώριση στα Κτηματολογικά Φύλλα μίας εγγραπτέας πράξης απαιτείται η υποβολή αίτησης στο Κτηματολογικό Γραφείο [Έντυπο: ΑΙΤ1] στην τοπική αρμοδιότητα του οποίου υπάγεται το ακίνητο που αφορά η προς καταχώριση πράξη.



Σε περίπτωση που η εγγραπτέα πράξη αφορά περισσότερα του ενός ακίνητα, τότε εάν όλα τα ακίνητα υπάγονται στην τοπική αρμοδιότητα ενός Κτηματολογικού Γραφείου, η αίτηση κατατίθεται στο γραφείο αυτό και μόνο. Εάν τα ακίνητα υπάγονται στην τοπική αρμοδιότητα διαφορετικών Κτηματολογικών Γραφείων, τότε  απαιτείται η υποβολή της αίτησης σε καθένα από τα συναρμόδια Κτηματολογικά Γραφεία, για να διενεργήσουν αυτά τις εγγραφές που αφορούν το/τα ακίνητο/τα που υπάγονται στην τοπική τους αρμοδιότητα.

Εάν ορισμένο ακίνητο υπάγεται στην τοπική αρμοδιότητα περισσοτέρων του ενός Κτηματολογικού Γραφείου, τότε απαιτείται η υποβολή της αίτησης σε καθένα από τα συναρμόδια Κτηματολογικά Γραφεία, και οι σχετικές με αυτό κτηματολογικές εγγραφές διενεργούνται σε όλα τα Κτηματολογικά Γραφεία, με τη σημείωση ότι τμήμα του ακινήτου εμπίπτει στην τοπική αρμοδιότητα και άλλου Κτηματολογικού Γραφείου.

 

Για την υποβολή της αίτησης σημειώνονται τα ακόλουθα:

1. Με την αίτηση συνυποβάλλονται τα ακόλουθα έγγραφα :

• η εγγραπτέα πράξη της οποίας ζητείται η καταχώριση στα κτηματολογικά φύλλα,
• περίληψη της εγγραπτέας πράξης (υπ’ αριθμ. 411/02/3.4.2007 απόφαση Δ.Σ. του Ο.Κ.Χ.Ε., ΦΕΚ 1077/Β΄/2.7.2007),
• τα έγγραφα με τα οποία αποδεικνύεται η νομιμοποίηση του προσώπου που υπογράφει την αίτηση (άρθρο 14 του ν. 2664/1998)
• κυρωμένο απόσπασμα του κτηματολογικού διαγράμματος (ή αντίγραφο αυτού καθώς σε συμβόλαια το κυρωμένο μένει στο συμβολαιογράφο).

2. Εάν η πράξη της οποίας ζητείται η καταχώριση είναι εμπράγματη δικαιοπραξία, τότε επισυνάπτεται σε αυτήν, υποχρεωτικά και με ποινή ακυρότητας κυρωμένο απόσπασμα του κτηματολογικού διαγράμματος. Στην περίπτωση αυτή απαιτείται η προηγούμενη υποβολή αίτησης για την έκδοση αποσπάσματος κτηματολογικού διαγράμματος.

3. Αν η αίτηση για την καταχώριση της πράξης υποβληθεί από πληρεξούσιο, νόμιμο αντιπρόσωπο ή εκπρόσωπο νομικού προσώπου, συνυποβάλλονται επίσης και τα έγγραφα, από τα οποία αποδεικνύεται η νομιμοποίηση του προσώπου που υποβάλλει την αίτηση.

4. Κατά την κατάθεση της αίτησης και των συνυποβαλλόμενων εγγράφων στο Κτηματολογικό Γραφείο γίνεται ένας τυπικός έλεγχος για την πληρότητα των συνυποβαλλόμενων στοιχείων και τη συντρέχουσα τοπική αρμοδιότητα του Κτηματολογικό Γραφείο.

5. Κατόπιν υπολογίζονται τα τέλη και δικαιώματα, τα οποία θα πρέπει να καταβληθούν για την καταχώριση της πράξης. Εφόσον υπάρχει αδυναμία  καταβολής τελών, η αίτηση επιστρέφεται.

6. Οι αιτήσεις εγγράφονται αυθημερόν στο Ημερολόγιο. Η εγγραφή γίνεται κατά τη χρονική σειρά υποβολής τους. Κάθε αίτηση αριθμείται κατά τη σειρά υποβολής της και φέρει την ημερομηνία παραλαβής της από το Κ.Γ, η οποία αναγράφεται τόσο στο Ημερολόγιο όσο και στην απόδειξη καταβολής και είσπραξης των τελών.

Εάν με την εγγραπτέα πράξη επέρχεται χωρική μεταβολή, στις περιπτώσεις αυτές ο αιτών θα πρέπει με προηγούμενη αίτηση του προς το Κτηματολογικό Γραφείο να έχει προμηθευτεί το κτηματογραφικό διάγραμμα για τα ακίνητα (Κ.Α.Ε.Κ.) στα οποία θα επέλθουν οι σχετικές μεταβολές, προκειμένου να προβεί με τον αρμόδιο μηχανικό του σε αποτύπωση αυτών.

Οι χωρικές (γεωμετρικές) μεταβολές μπορούν να αφορούν ενδεικτικά:

• Συνένωση γεωτεμαχίων.
• Κατάτμηση γεωτεμαχίων.
• Σύσταση / κατάργηση χώρων αποκλειστικής χρήσης καθέτων Ιδιοκτησιών
• Σύσταση / κατάργηση δουλειών διόδου.
• Διόρθωση σφαλμάτων που αφορούν σε γεωμετρικά στοιχεία (άρθρα 18§1γ και 19§2 ν. 2664/1998)
• Σύσταση μεταλλείου.

Όταν υποβάλλεται αίτηση για χορήγηση κτηματογραφικού διαγράμματος, είναι σκόπιμο να δίνεται στον αιτούντα το έντυπο με τη σχετική οδηγία, η οποία περιγράφει την  διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσει για την αποτύπωση της χωρικής μεταβολής στο Διάγραμμα Γεωμετρικών Μεταβολών. (Οδηγία για την Αποτύπωση Γεωμετρικών Μεταβολών που αφορούν τα Κτηματολογικά Διαγράμματα).

Ειδικά για τις πράξεις που επιφέρουν χωρικές μεταβολές μεγάλης έκτασης (όπως κυρωμένες πράξεις εφαρμογής, κυρωμένοι αναδασμοί, συντελεσμένες απαλλοτριώσεις) όπου ο αιτών είναι δημόσιος φορέας (Δήμος, Νομαρχία κ.λ.π.), είναι απαραίτητη η προηγούμενη συνεννόηση και καθοδήγηση από το Τμήμα Κτηματολογικών Χαρτών για τον τρόπο υποβολής της αίτησης καταχώρισης της σχετικής διοικητικής πράξης. Επισημαίνεται ότι οι κτηματολογικοί πίνακες και διαγράμματα χορηγούνται δωρεάν προς Ο.Τ.Α. και Υπηρεσίες του Δημοσίου ύστερα από αίτησή τους προς την ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε., για τις ανάγκες προετοιμασίας της σύνταξης και της διαδικασίας υποβολής αίτησης για την καταχώριση στο λειτουργούν κτηματολόγιο διοικητικών πράξεων, όπως π.χ. πράξεις εφαρμογής, αναδασμοί, απαλλοτριώσεις, σύμφωνα με τις υπ’ αριθμ. 368/02/28.03.2006 και 393/05/23.10.2006 αποφάσεις του Δ.Σ. του Ο.Κ.Χ.Ε. και σε συνδυασμό με την υπ’ αριθμ. 282/6/29.05.2007 απόφαση του Δ.Σ. της ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε.. Στις περιπτώσεις αυτές δεν απαιτείται η συνυποβολή κτηματογραφικού διαγράμματος με την αίτηση καταχώρισης.

Απόσπασμα Κτηματολογικού διαγράμματος και κτηματογραφικό  διάγραμμα

Το απόσπασμα κτηματολογικού διαγράμματος συνυποβάλλεται σε κάθε περίπτωση που υποβάλλεται αίτηση για την καταχώριση μίας εγγραπτέας πράξης. Το απόσπασμα αυτό απεικονίζει το ακίνητο στο οποίο αφορά η πράξη με τον ΚΑΕΚ, που του έχει χορηγηθεί.

Επισημαίνεται, ότι απαιτείται η έκδοση του αντίστοιχου αποσπάσματος για κάθε ακίνητο που αφορά η πράξη (π.χ. γεωτεμάχιο, κάθετη /οριζόντια ιδιοκτησία κλπ.), η έκδοση και προσκόμισή του αποσκοπεί δε στην ταυτοποίηση του ακινήτου, στο οποίο θα γίνει η εγγραφή. Σε περίπτωση που η εγγραπτέα πράξη αφορά στην τροποποίηση σύστασης διηρημένων ιδιοκτησιών ή στην τροποποίηση κανονισμού συνιδιοκτητών, τότε αρκεί η έκδοση ενός αποσπάσματος κτηματολογικού διαγράμματος του γεωτεμαχίου. Εάν η εγγραπτέα πράξη είναι εμπράγματη δικαιοπραξία, τότε κατά τη σύνταξή της και με ποινή ακυρότητάς της επισυνάπτεται υποχρεωτικά σε αυτήν το απόσπασμα του κτηματολογικού διαγράμματος του ακινήτου, που αυτή αφορά. Κατά την υποβολή της αίτησης για την καταχώριση της πράξης αυτής στο Κτηματολογικό Γραφείο προσκομίζεται απλό φωτοτυπικό αντίγραφο του αποσπάσματος, που έχει επισυναφθεί σε αυτή. Για την έκδοση και χορήγηση του αποσπάσματος κτηματολογικού διαγράμματος απαιτείται να υποβληθεί αίτηση στο Κτηματολογικό Γραφείο και τα σχετικά τέλη υπέρ Ο.Κ.Χ.Ε. ανέρχονται στο ποσό των 15 ευρώ.

Σε περιπτώσεις διόρθωσης γεωμετρικών στοιχείων των κτηματολογικών εγγραφών καθώς και στις περιπτώσεις των εγγραπτέων πράξεων, οι οποίες επιφέρουν γεωμετρική μεταβολή, όπως συνένωση, κατάτμηση, σύσταση δουλείας διόδου, σύσταση/κατάργηση καθέτων ιδιοκτησιών κ.λ.π., ο ενδιαφερόμενος πρέπει να έχει προμηθευτεί κτηματογραφικό διάγραμμα για τα ακίνητα που αφορά η πράξη, προκειμένου ο μηχανικός του να προβεί σε αποτύπωση της γεωμετρικής μεταβολής σύμφωνα με τη σχετική Οδηγία που χορηγείται από το Κτηματολογικό Γραφείο. Για την έκδοση και χορήγησή του απαιτείται να υποβληθεί αίτηση στο Κτηματολογικό Γραφείο και τα σχετικά τέλη υπέρ Ο.Κ.Χ.Ε. ανέρχονται σε 30 ευρώ. Επισημαίνεται, ότι σε περίπτωση συνένωσης γεωτεμαχίων, εκδίδεται ένα κτηματογραφικό διάγραμμα για όλα τα ακίνητα (ΚΑΕΚ) που αφορά η διαδικασία συνένωσης και μνημονεύονται στην εγγραπτέα πράξη. Επίσης, όταν εκδίδεται κτηματογραφικό διάγραμμα για την αποτύπωση της γεωμετρικής μεταβολής, δεν απαιτείται η έκδοση αποσπάσματος κτηματολογικού διαγράμματος για την καταχώριση της σχετικής πράξης στα κτηματολογικά στοιχεία. Εάν όμως πρόκειται για εμπράγματη δικαιοπραξία, τότε κατά τη σύνταξή της και με ποινή ακυρότητάς της επισυνάπτεται υποχρεωτικά σε αυτήν το απόσπασμα του κτηματολογικού διαγράμματος του ακινήτου, που αυτή αφορά. Κατά την υποβολή της αίτησης για την καταχώριση της πράξης αυτής στο Κτηματολογικό Γραφείο προσκομίζεται απλό φωτοτυπικό αντίγραφο του αποσπάσματος, που έχει επισυναφθεί σε αυτή. Στις περιπτώσεις αυτές το ενημερωμένο κτηματογραφικό διάγραμμα συνυποβάλλεται με την αίτηση καταχώρισης της εγγραπτέας πράξης κατά την υποβολή της σχετικής αίτησης στο Κτηματολογικό Γραφείο.

 

Τα εκδιδόμενα πιστοποιητικά, αντίγραφα και αποσπάσματα για τα οποία απαιτείται η προηγούμενη υποβολή σχετικής αίτησης είναι τα εξής: 

α. Πιστοποιητικό καταχώρισης εγγραπτέας πράξης: Αντιστοιχεί στο εκδιδόμενο από το Υποθηκοφυλακείο πιστοποιητικό μεταγραφής ή εγγραφής.

β. Πιστοποιητικό κτηματολογικών εγγραφών αντικειμένου εγγραπτέων δικαιωμάτων: Περιέχει απόσπασμα από τις ενότητες του κτηματολογικού φύλλου του ακινήτου, όπως αυτό προσδιορίζεται με βάση τον ΚΑΕΚ, για τις οποίες ζητείται η έκδοση του πιστοποιητικού και εμφανίζει τις σχετικές κτηματολογικές εγγραφές (αρχικές και μεταγενέστερες) για όλους τους δικαιούχους και συνδικαιούχους. Αντιστοιχεί στα εκδιδόμενα από το Υποθηκοφυλακείο πιστοποιητικά: μη εκποίησης, βαρών, διεκδικήσεων, τροπής προσημείωσης σε υποθήκη, διαγραφής εγγεγραμμένης αγωγής, εξάλειψης υποθήκης ή προσημείωσης και άρσης κατάσχεσης.

γ. Πιστοποιητικό κτηματολογικών εγγραφών φυσικού/ νομικού προσώπου: Εμφανίζει για ακίνητο/α, που υπάγονται στην τοπική αρμοδιότητα του Κτηματολογικού Γραφείου, τις εγγραφές δικαιωμάτων (αρχικές και μεταγενέστερες) για συγκεκριμένο πρόσωπο, φυσικό ή νομικό, από τις ενότητες του κτηματολογικού φύλλου, στις οποίες υπάρχουν οι αιτηθείσες κτηματολογικές εγγραφές για το εν λόγω πρόσωπο. Αντιστοιχεί στο εκδιδόμενο από το Υποθηκοφυλακείο αντίγραφο μερίδας προσώπου.  

δ. Αντίγραφο εγγραπτέας πράξης

ε. Αντίγραφο κτηματολογικού φύλλου: Αντιστοιχεί στο εκδιδόμενο από το Υποθηκοφυλακείο αντίγραφο μερίδας προσώπου και σ αυτό απεικονίζεται η κατάσταση του ακινήτου με τα ποσοστά ιδιοκτησίας και τα τυχόν βάρη.  

στ. Αντίγραφο στοιχείου από το αρχείο κτηματογράφησης: Κόστος έκδοσης: 4,5 ευρώ, ανά φύλλο από το εκδιδόμενο αντίγραφο.

 

ζ.  Απόσπασμα κτηματολογικού διαγράμματος

η. Κτηματογραφικό διάγραμμα